品质源于专业,细节造就不同

  • 设站恭迎我们会在会议酒店或者会议主会场设立签到台、会议水牌,专业的会议秘书着正装恭迎各位参会代表的光临,热情礼貌的为参会代表进行签到报到服务;我们的会议秘书有着多年的服务经验,能够解答会议代表在报到时提出的各种问题。
  • 核实名单在拿到参会代表名单后,会议秘书会在报到当天给每位代表打一个问候电话,核实代表到达的时间、航班及用房情况,对整个签到及报到工作有个详细的计划,我们的会议秘书在打电话核实的时候,态度热情诚恳,不会让与会代表有任何的不满。
  • 代表签到当参会代表到达签到处时,我们的工作人员会在第一步提示代表进行会议签到,留下准确的单位、姓名、职务及联系方式,并在签到工作结束后整理成为电子文档交给组委会,保证组委会的参会代表资料可以进一步完善。
  • 分配房间在代表签到完毕后,我们的会议秘书会根据代表的要求,为代表安排拼房或者是包房,并将房间信息记录下来,准确的为代表安排入住及离店事宜,在报到期间,我们的工作人员能准确的知道房间使用状况,给酒店及组委会一个准确的数据信息。
  • 分发资料每个会议代表在签到入住完毕后,会议秘书会根据名单上的人数或者交款人数向参会代表发放会议资料,参会代表凭交款收据领取,不会丢失资料,确保组委会的资料数量是在预计的数字内使用,不会出现缺少的情况。
  • 会议提示每一位到达的参会代表,我们的会议秘书都会向他强调第二天会议开始的时间及会场所在位置,会把会议需要注意的事情提前通知给与会代表,确保每一位参会代表对会议期间的进行流程有足够的了解。
  • 统计资料在签到报到过程中,我们会把参会代表的签到信息、交款信息、房间信息、发票信息等资料内容进行详细统计,在报到结束后的数个小时内形成完整的电子表格文档,交给组委会的负责人员,以满足组委会在会议进行中的个各种需要。
  • 完成报到在所有的参会代表到达后,我们的会议秘书会结束本次的报到工作,根据代表到达的时间,我们的会议秘书工作时间一般在8:00-22:00,当日到达时间过完的代表,会在次日完成报到工作,报到工作结束后,会议秘书向组委会移交全部的报到资料及款项(如果客户有委托收款服务),组委会审核没有错误及遗漏后,完成此次的报到工作。
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